Vanya Cobben over psychologische veiligheid  – Interview door Tom Janssen voor MTB Ennu

Psychologische veiligheid op de werkvloer wordt steeds belangrijker. Maar vraag eens wat het precies betekent, en het wordt stil. Organisatieadviseur Vanya Cobben sprak met tal van raden van commissarissen en ontdekte een opvallende tegenstrijdigheid: het begrip staat hoog op de agenda, maar wat erachter zit is vaak nog onduidelijk. Bovendien constateerde ze dat veiligheid niet alleen draait om het voorkomen van ongewenst gedrag: “Het gaat over groei: durven leren, durven spreken, fouten kunnen maken.”

 Door de jaren heen heeft Vanya Cobben talloze organisaties geholpen om beter samen te werken. Haar bedrijf Flueres – Latijn voor ‘vloeibare stroming’ – bestaat inmiddels negen jaar. “Ik geloof niet in verandering van A naar B naar C,” zegt Cobben. “Een organisatie ontwikkelt zich als een stroom. Je begint ergens, en dat mag uitvloeien. Vandaar die naam.”

Met haar bureau begeleidt Vanya zowel kleine bedrijven als grote organisaties, profit én non-profit. “De laatste jaren valt me op dat vooral het mkb ons beter weet te vinden,” vertelt ze. “Vroeger investeerden vooral de grote spelers in ontwikkeling en cultuur. Maar nu kampt iedereen met personeelstekort. Werkgevers vragen zich af: hoe onderscheid ik me van een Philips of een DSM? En dan komen ze bij ons uit.”

Per direct beschikbaar

Naast haar advieswerk deed Vanya het voorbije jaar ervaring op als commissaris-in-opleiding bij MTB. Die stap kwam niet toevallig. Enkele jaren geleden las Vanya in NRC dat er nog steeds weinig vrouwen in toezichtfuncties zitten. “Ik dacht: hoe kan dat? Dus ik plaatste een foto van mezelf met een bordje: per direct beschikbaar,” lacht ze. “Ik wilde laten zien: we zijn er wél, je zoekt gewoon niet goed.”

Die actie bracht haar in contact met een opleidingsinstituut voor toezichthouders. “Eerst zei ik nog: ik wil geen toezichthouder worden. Maar toen ik uitlegde dat ik ooit klokkenluider was in een organisatie met een angstcultuur, viel het kwartje. De Raad van Commissarissen destijds was verbijsterd dat ze niet hadden gezien wat er speelde. Ik dacht: dat is logisch, want je spreekt maar met een paar mensen. Het welzijn van personeel is net zo belangrijk als de cijfers.” Deze ervaring vormde uiteindelijk de basis van haar missie: psychologische veiligheid agenderen in toezicht.

Vanya liep het voorbije jaar stage als toezichthouder bij MTB. Voor hen onderzocht ze hoe raden van commissarissen kunnen bijdragen aan een gezonde organisatiecultuur. Ze schreef een whitepaper, verzorgde een masterclass en bracht het onderwerp stevig op de agenda. Ze voerde zo’n 25 gesprekken, waarvan twaalf verdiepende interviews. “Iedereen zei: ‘superbelangrijk’,” vertelt ze, “Maar als ik vroeg wat het dan ís, bleef het vaak stil.”

Hygiënemaatregelen

Tijdens haar onderzoek sprak Vanya met toezichthouders, bestuurders en vertrouwenspersonen. Wat haar opviel: iedereen vindt psychologische veiligheid belangrijk, maar bijna niemand kan goed uitleggen wat het betekent. “Het begrip wordt vaak verward met ‘ongewenst gedrag’,” zegt ze. “Maar dat zijn hygiënefactoren — het gaat over klachtenprocedures, meldpunten, regels. Psychologische veiligheid is iets anders: het gaat over groei. Over of mensen zich vrij voelen om iets te zeggen, initiatief te nemen, fouten te delen.”

Vanya ziet vaak dat organisaties denken dat geen meldingen een goed teken zijn. “Dat is het niet,” benadrukt ze. “Een organisatie is een afspiegeling van de maatschappij. Er gáán dingen mis. Als er niks wordt gemeld, moet je je juist afvragen: voelen mensen zich veilig genoeg om iets te zeggen?”

Volgens Vanya kun je psychologische veiligheid analyseren met het model van de Amerikaanse onderzoeker Timothy Clark. “Dat bestaat uit vier fases,” legt ze uit. “De eerste is inclusieve veiligheid: hoort iedereen erbij? Dan volgt leerveiligheid: mag je fouten maken? Daarna bijdrageveiligheid: voel je dat je iets toevoegt aan het gezamenlijke doel? En de laatste is uitdagende veiligheid: durf je het oneens te zijn en durf je de status quo – hoe dingen zijn – te bevragen?”

Groeiruimte

Het kost de meeste organisaties echter tijd om al deze fases te doorlopen. “En dat is ook niet erg”, stelt Vanya. “Psychologische veiligheid is geen aan/uit-schakelaar. Het is een groeiproces. Je kunt als organisatie leren om van ‘erbij horen’ door te groeien naar ‘durven uitdagen’. Maar dat lukt alleen als er een balans tussen respect en ruimte is.”

En daartussen is het voor leidinggevenden vaak koorddansen geblazen. “Krijg je wel respect, maar word je niet uitgenodigd om mee te doen? Dan zit je bij de micromanagers, die alles zelf willen bepalen”, schetst Vanya. “Maar het omgekeerde is minstens zo problematisch: wordt je in het diepe gegooid met de boodschap ‘dit is jouw taak, zoek het maar uit, en als het misgaat weet je me te vinden’, dan ontstaat er een gevoel van uitbuiting. Dan kom je de mensen tegen die uiteindelijk roepen: ‘Ik heb het al honderdduizend keer uitgelegd, ik ga ermee stoppen, ik ben afgehaakt – ze luisteren toch niet, ze doen er niks mee.”

In het doormaken van zo’n ontwikkeling neemt feedback geven en krijgen een belangrijke plek in. Op dit vlak ziet Vanya het regelmatig misgaan binnen organisaties. “Leidinggevenden denken vaak dat ze open staan voor feedback. Ze zeggen dan tegen hun mensen: ‘Je mag alles tegen me zeggen’. Maar het team voelt vaak iets heel anders. Vertrouwen bouw je niet met één zin.”

Moedig voorwaarts

Het onderwerp laat haar niet meer los. Inmiddels werkt Vanya aan een nieuw initiatief: De Moedsmederij. “Een plek waar organisaties leren om moed te smeden,” zegt ze met een glimlach. “Want moed is nodig om moeilijke gesprekken te voeren, om iets aan te kaarten, om echt te luisteren.”

Die moed begint bovenaan, vindt ze. “Een toezichthouder die tijdens een vergadering vraagt: wanneer heb jij voor het laatst het goede voorbeeld gegeven? — dát is cultuurverandering in actie.”

Volgens Vanya kijken veel organisaties te veel achteruit. “Ze analyseren wat er fout ging, controleren cijfers, evalueren besluiten. Dat is belangrijk, maar het geeft geen stuurkracht. Je moet vooruit durven kijken. Vragen stellen als: wat is het ergste dat ons kan gebeuren? En wat zegt dat over wat we nu moeten doen?”

Psychologische veiligheid helpt juist om die toekomstgerichte gesprekken te voeren. “Als mensen zich veilig voelen, durven ze te zeggen wat er beter kan. Dan zie je problemen eerder aankomen.”

Keihard noodzakelijk

Voor Vanya is het thema psychologische veiligheid uiteindelijk keihard noodzakelijk. “De wereld wordt steeds complexer,” zegt ze. “Technologie, arbeidsmarkt, maatschappelijke druk — alles beweegt sneller. Dan heb je mensen nodig die mee durven bewegen. Die zich uitspreken, verantwoordelijkheid nemen, fouten durven maken. Zonder veiligheid gebeurt dat niet.”

En dat is niet alleen een morele kwestie, benadrukt ze. “Het gaat ook om rendement. Mensen die zich veilig voelen, zijn productiever, creatiever en loyaler. Het kost geld om mensen te verliezen of ziek te laten worden. Maar investeren in vertrouwen levert altijd meer op.”