Tijd speelt een belangrijke rol in ons leven, zo ook in ons werk. We hebben continu te maken met deadlines, tijdsdruk en afspraken. Maar hoe men tijd ziet en ermee omgaat, is per cultuur verschillend. Veel culturen hechten niet zo veel waarde aan op tijd komen als Nederlanders. Flexibiliteit wordt hier meer gewaardeerd dan punctualiteit. In haar boek “The Culture Map”, schrijft Erin Meyer over cultuurverschillen in planning en perceptie van tijd. In dit artikel lees je hoe verschillende culturen met tijd omgaan en hoe jij hier in je werk rekening mee kunt houden.
Culturen met een lineaire tijdsopvatting VS culturen met een flexibele tijdsopvatting
Stel, je hebt een vergadering met een potentiële klant gepland om 13.00 uur. Vanaf jouw locatie tot de vergaderlocatie is het een uur rijden. Je calculeert extra tijd in voor onvoorziene zaken en vertrekt om 11.30 uur. Eenmaal onderweg beland je in een opstopping. Er is een vrachtwagen gestrand waardoor een rijbaan gesloten is. Vervolgens begint je dashboard te piepen. Gisteren ben je vergeten te tanken, met als gevolg dat je nu een extra stop moet maken. Je GPS geeft aan dat je 6 à 7 minuten later op de bestemming aan zult komen. Wat doe je?
Je kunt natuurlijk je afspraak bellen om je excuses aan te bieden en uit te leggen dat je er uiterlijk om 13.07 uur zult zijn. Je kunt ook besluiten dat 7 minuten later dan gepland acceptabel is en rijdt gewoon door. Een andere optie is dat je helemaal niet stil staat bij de 7 minuten uitlooptijd en ook de klant op locatie hier geen gedachten aan vuil maakt.
Welke optie je kiest is afhankelijk van je opvatting over tijd. Erin Meyer schrijft over culturen met een lineaire tijdsopvatting en culturen met een flexibele tijdsopvatting.
Lineaire tijdsopvatting
Culturen met een lineaire tijdsopvatting kiezen waarschijnlijk de eerste optie. Kom je uit deze cultuur, dan zul je eventjes naar de potentiële klant bellen om te laten weten dat je later aankomt. Anders loop je het risico dat de klant zich gaat ergeren, of zelfs beledigd voelt. Landen met een lineaire tijdopvatting zijn bijvoorbeeld Nederland, Duitsland en de Verenigde Staten.
Flexibele tijdsopvatting
In culturen met een flexibele tijdsopvatting is tijd een veel rekbaarder begrip. Hier ziet men het als vanzelfsprekend dat je vertraging oploopt door onvoorziene omstandigheden. Om 13.07 uur aankomen verschilt hier nauwelijks van om 13.00 uur aankomen. Landen met een flexibele tijdopvatting zijn bijvoorbeeld Afrika, India en Zuid-Amerika.
De Planning-schaal
De Planning-schaal wordt beïnvloed door bepaalde factoren. Tijd is voor culturen aan de linkerkant van de schaal makkelijk in te plannen, omdat natuurlijke factoren voorspelbaar zijn. Over het algemeen verlopen dingen volgens plan. Denk aan het openbaar vervoer dat op tijd komt, processen die betrouwbaar zijn en overheidsregels die consistent worden nageleefd. Andere culturen hebben daarentegen vaker te maken met veranderende omstandigheden. Hier is het openbaar vervoer minder betrouwbaar, politieke systemen verschuiven en financiële systemen veranderen. Zelfs het weer is onvoorspelbaar. Probeer maar eens door een onvoorziene moesson op tijd op je werk te komen. Het gevolg is dat mensen in deze landen flexibeler zijn in het inspelen op de huidige situatie en hiermee ook hun perceptie van tijd.
De Planning-schaal toegelicht
Duitse, Angelsaksische en Noord-Europese landen liggen links op de schaal. Zuid-Europese en Latijns-Amerikaanse culturen liggen in het midden / flexibele tijd-kant. Culturen uit het midden-Oosten en Afrika liggen helemaal rechts op de schaal. Opmerkelijk is dat Aziatische culturen op deze schaal verspreid zijn. Japan is een lineaire cultuur, maar China en India zijn een flexibele-tijd cultuur.
Houdt in gedachten dat alle posities op de schaal in verhouding tot elkaar moeten worden gezien. Nederlanders kunnen zeuren dat Spanjaarden altijd een half uur te laat zijn, terwijl Spanjaarden van mening zijn dat Brazilianen zich nooit aan deadlines houden.
Miscommunicatie tussen culturen door tijd
Tijd heeft met veel meer te maken dan enkel de cijfers van de klok. Het heeft ook te maken met hoe je met afspraken omgaat, hoe je organiseert en hoe je tegen flexibiliteit aankijkt. Als je mensen uit een andere cultuur als te laat of slecht georganiseerd ziet, is de kans groot dat je moeite hebt met hun opvatting van tijd. Als buitenstaander zijn deze subtiele aannames over tijd in verschillende culturen vaak lastig te begrijpen.
Tijd in een zakelijke context: een vergadering
Verplaats je eens je in de situatie waarin je onlangs bij een vergadering was. Grote kans dat de agenda vooraf is opgesteld en dat alle aanwezigen hier een CC’tje van hebben ontvangen. Als je nog agendapunten wilde inbrengen, moest je op deze mail reageren. Vergéét het maar dat dit tijdens de vergadering nog mogelijk was. Tijdens de vergadering werden de punten op volgorde van de agenda behandeld en de daarvoor bestemde tijd werd strikt aangehouden. Je collega die te lang doorging op puntje 5 werd op de vingers getikt door de gespreksleider. Op het eind van de vergadering bleek dat puntje 8 meer aandacht nodig had. Jullie planden een volgende vergadering in om dit punt nog een keer te bespreken.
Als dit scenario je bekend voorkomt, kom je hoogstwaarschijnlijk uit een cultuur met een lineaire tijdsopvatting. Vergaderingen in bijvoorbeeld Zuid-Amerika zijn meer flexibel georganiseerd. Agenda’s hebben hier minder belang, omdat in de vergadering wordt besproken wat op dát moment urgent is. Als er tegen het eind van de bijeenkomst een onderwerp nog niet afgesloten is, wordt dit onderwerp niet afgekapt, maar zit men langer samen dan de afgesproken tijd. Ook als dit betekent dat de bijeenkomst een uur uitloopt. Sterker nog; in culturen met een flexibele tijdsopvatting lijkt het vanzelfsprekend dat de productiefste vergaderingen op onvoorspelbare manieren verlopen.
Nou stel je eens voor dat er een vergadering is waarin culturen samenkomen die zich op de uiteinden van de Planning-schaal bevinden. Grote kans dat de vergadering niet constructief verloopt. Een Indiër kan zich ergeren aan het feit dat hij het niet voor elkaar krijgt om een probleem aan te kaarten waar hij vorige week tegenaan liep. De agenda is namelijk twee weken geleden gemaild, en toen was dit probleem er nog niet. Een Nederlander kan zich eraan ergeren dat haar collega’s uit India ellenlang bij agendapunten stilstaan. Ze heeft namelijk een afspraak gepland vlak na deze bijeenkomst en gaat op deze manier later komen. Ze probeert haar collega’s af te kappen om tijd te besparen, met als gevolg dat zij niet het idee hebben serieus genomen te worden.
Dit voorbeeld laat zien welke moeilijkheden er mogelijk de kop opsteken bij iets simpels als een vergadering in een internationale werkomgeving. Omdat collega’s verschillend denken over planning en tijdslimiet, denken ze ook verschillend over hoe een vergadering hoort te verlopen. Het is dus belangrijk om te begrijpen hoe de mensen met wie je werkt denken over tijd, om hier vervolgens je verwachtingen en plan van aanpak op aan te passen.
Effectief omgaan met de Planning-schaal als leidinggevende
Nederlanders staan aan de linkerzijde van de Planning-schaal. Dat betekent dat mensen uit andere culturen moeite kunnen hebben met onze manier van omgaan met tijd. Dit kan leiden tot zakelijke misverstanden. Als leidinggevende is het heden ten dage noodzakelijk om bewust te zijn van culturele verschillen. Om het vermogen te hebben te switchen van stijl, effectief met de Planning-schaal om te gaan en je eigen vermogen om op verschillende manieren te werken.
Bezoek je als leidinggevende een andere cultuur? Dan is een effectieve strategie om van stijl te switchen. Achterhaal wat in die cultuur het beste werkt en doe de dingen die zij doen. Pas hierbij op dat je niet doorslaat.
Als je leidinggevende bent van een multicultureel team, dan is het niet voldoende om van stijl te switchen. Dan is het aan te raden om een eigen, duidelijke teamcultuur neer te zetten. Organiseer bijvoorbeeld op de dag dat teamleden elkaar voor het eerst ontmoeten een discussie over hoe jullie met tijd en afspraken omgaan. Wat verstaat iedereen onder ‘flexibel zijn’ en welke structuur houden jullie in vergaderingen aan? Je hoeft het dan niet eens te hebben over cultuurverschillen: je focust je puur op de samenwerking van dit specifieke team. Door op voorhand de planningssystemen te bespreken, voorkom je al gedeeltelijk de eventuele frustratie die later in de samenwerking naar boven kan komen drijven. Als het team dan een eigen set aan afspraken heeft opgesteld, vervangt het de gebruikelijke methodes uit het thuisland. Als teamleider is het vervolgens jouw taak om de afspraken te evalueren en te monitoren.
Tijd is arbitrair
Er is geen één juiste manier om met tijd om te gaan. Culturen aan beide kanten van de Planning-schaal hebben het idee dat culturen aan de andere kant van de schaal inefficiënt zijn. Waar stipt op de minuut een presentatie afronden in de ene cultuur getuigd van respect naar een drukke agenda van de aanwezigen, kan het in een andere cultuur teken zijn van desinteresse. Het belangrijkste is om je flexibel op te stellen als je in een situatie verkeerd waarin men anders met tijd omgaat, dan je gewent bent.
Meer weten over The Culture Map?
In The Culture Map (2014) beschrijft Erin Meyer cultuurverschillen onder internationale zakenmensen. Hierbij hanteert zij acht schalen waarop culturen van elkaar kunnen verschillen en hoe je met die verschillen om kunt gaan. De Planning-schaal is er een van.
Bron: Erin Meyer – The Culture Map. Begrijp hoe mensen denken, leidinggeven en dingen bereiken binnen verschillende culturen. (2019). Business contact.