Je partner waarmee je opeens drie maaltijden per dag moet nuttigen, kinderen die vragen waar de iPad-oplader ligt en ouders die klagen over een niet-werkende Skype camera. Tel daar nog een haperende Teams-meeting bij op en je dag is compleet. Van de een op de andere dag is jouw vaste structuur opgeschud en moet je improviseren. Buiten het werken op afstand, komen werk en privé voor ieder huishouden dichter bij elkaar te liggen dan ooit tevoren. Nu we door de Coronacrisis massaal thuis moeten werken, is productief zijn een stuk lastiger geworden. Wij geven je vijf tips om structuur in je dag te brengen.
Tip 1: Planning is key! Maar plan niet te ver vooruit
Dit geldt voor iedereen die nu thuis werkt: vergeet het idee dat je een hele dag vooruit kunt plannen. Daarvoor is de situatie nu nog te chaotisch. Maak daarom in de ochtend een lijstje van dingen die je die dag wilt bereiken. Werk in korte blokjes, gevolgd door een moment van ontspanning. Plan dus een half uur tot maximaal een uur vooruit. Streep gedurende je dag punt voor punt de to-do’s op je lijstje weg. Zo voorkom je dat je jezelf laat leiden door de waan van de dag. Daarnaast zorgt de actie van het afstrepen voor een positieve boost in je brein.
Heb je op dit moment geen of weinig werk omhanden?
Probeer ook dan om zoveel mogelijk een vaste structuur aan te houden. Zet een wekker zodat je op tijd opstaat en ga op dezelfde tijd naar bed. Plan activiteiten die voor jou nuttig zijn. Ga voor jezelf na wat jou een voldaan gevoel geeft. Alles wat normaal vanzelf gaat, zul je nu moeten organiseren.
Tip 2 : Blijf bewegen
Omdat we massaal thuiswerken valt onze simpele dagelijkse beweging weg. Je loopt niet meer naar het station of naar je auto op de parkeerplaats. Je haalt geen koffie meer in de kantine en loopt niet meer naar de printer op de tweede verdieping. Gedurende een werkweek op kantoor neem je op een natuurlijke manier kleine pauzes. Voeg deze kleine pauzes ook toe in je thuiswerk routine. Bijvoorbeeld door na iedere maaltijd even de trap op en neer te lopen lopen of een take-away koffie te halen bij de broodjeszaak om de hoek.
Tip 3 : Creëer heldere grenzen
Creëer heldere grenzen door een duidelijk begin en einde van je werkdag in te lassen. Normaal gesproken helpt reistijd je bij het omschakelen aan het begin en einde van de dag. Je zou dit reismoment kunnen vervangen door een ommetje te maken voordat je begint met werken of een vast persoon te bellen na afloop van je werkdag. Daarnaast kan het helpen om als team een gezamenlijke dagstart te doen, bijvoorbeeld een koffiemoment om 10.00 uur. Voor teams die nu erg druk zijn, kan het zelfs een aanbeveling zijn om de dag samen af te ronden.
Tip 4 : Richt een thuiswerkplek in met weinig afleiding
Richt een thuiswerkplek in waar je zo min mogelijk wordt afgeleid. Met name mensen met een gezin of huisgenoten, zullen merken dat er meer prikkels zijn. Hoe meer mensen, hoe meer spullen er her en der verspreid worden. Probeer een plek in te richten waar je ongestoord kan werken. Indien mogelijk werken jij en je partner in werkblokken zodat jullie om en om gefocust kunnen werken. Mocht dat niet mogelijk zijn, dan is een geluidswerende koptelefoon een absolute aanrader. Als je de koptelefoon op hebt, spreek je met het thuisfront af dat dit een teken is dat je even niet gestoord kan worden.
Tip 5 : Je hoeft niet de hele tijd digitaal bereikbaar te zijn
Door onze smartphone en laptops zijn we nagenoeg altijd bereikbaar. Nu we thuis werken wordt dit nog eens versterkt. Bedenk dat we niet altijd onze telefoon hoeven op te nemen, of gelijk op een email moeten antwoorden. Als je op je werk in een bespreking of presentatie zit, kan je dit immers ook niet. Ga voor jezelf na in welk tijdblok jij het meest productief bent. Zet gedurende dit tijdblok je telefoon op stil en je mailmeldingen uit, zodat je een uur of langer gefocust kunt werken. Hiermee voorkom je dat je bij iedere prikkel afgeleid raakt.